สรุปบทที่3 การแก้ปัญหาทางธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ
แนวคิดเชิงระบบเพื่อแก้ปัญหา (System
Approach to problem solving)
สมมุติว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายและผู้บริหารระดับสูงให้คุณหาวิธีที่จะได้ข้อมูลจากพนักงานขายคุณจะทำอย่างไรและจะทำอะไรคุณคิดใหม่ว่าอาจจะมีวิธีที่เป็นระบบที่จะช่วยพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีเพื่อตอบคำถามนี้นี่คือกระบวนการแก้ไขปัญหาที่เรียกว่าแนวคิดเชิงระบบ
(System Approach)
แนวคิดเชิงระบบ (System Approach)
เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ช่วยในการพัฒนาสินค้าช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศ
เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ช่วยในการพัฒนาสินค้าช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้
ธุรกิจทุกประเภทปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจให้ดียิ่งขึ้นเทคโนโลยีสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตและระบบสารสนเทศจะกลายเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จพระเจ้าสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการ
กำหนดปัญหาและแนวทางการแก้ไข
(Defining Problems and Opportunities)
ปัญหาและแนวทางแก้ไขได้ถูกกำหนดให้เป็นขั้นตอนแรกของแนวคิดเชิงระบบ
ปัญหา สามารถให้คำจำกัดความได้ว่าเป็นภาวะพื้นฐานที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ
แนวทางแก้ไข คือ
ภาวะพื้นฐานที่แสดงให้เห็นถึงศักยภาพที่จะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
สัญญาณบอกเหตุจะต้องแยกออกจากคำว่าปัญหา โดยสัญญาณบอกเหตุ (Symptoms) หมายถึง
ปัญหาสำคัญที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงแต่มีแนวโน้มว่าจะเกิด
การคิดอย่างเป็นระบบ (Systems Thinking)
การคิดอย่างเป็นระบบ
ทำให้เข้าใจปัญหาและโอกาสในการแก้ไขที่ดีที่ส ุ ด ปีเตอร์ เซนก์
นักเขียนและที่ปรึกษาทางด้านการจัดการ เรียกการคิดอย่างเป็นระบบว่าเป็น กฎข้อที่ 5
(T he Fifth Discipline) เซนก์กล่าวว่า
การจัดการคิดอย่างเป็นระบบไปพร้อมกับกฎข้ออื่นๆ ได้แก่ การควบคุมตนเอง ( Personel
Mastery) การไม่อคติและไม่ท้อแท้ (Mental Models) การแบ่งปันวิสัยทัศน์ร่วมกัน (S hared Vision) การเรียนรู้เป็นทีมงาน
(Term Learning) เป็นสิ่งที่จะช่วยเติมเต็มความสามารถของบุคคลและความสำเร็จในธุรกิจของโลกที่มีแต่ความเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
โดยเปรียบเทียบกับสำนวนที่ว่า การมองป่าคือการมองเห็นต้นไม้ทุกๆ ต้นในป่า โดย
•
เมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้นมา ให้มองเห็นความสัมพันธ์ระหว่างระบบ
•
เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น
ให้มองเห็นกระบวนการเปลี่ยนแปลงระหว่างระบบ
การพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาอื่นๆ (Developing Alternative Solutins)
มีแนวทางในการแก้ปัญหาหลายวิธี
อย่าใช้วิธีการแก้ปัญหาเพียงวิธีเดียวหลังจากที่กำหนดปัญหาอย่างเร่งรีบ
เพราะมันจะจำกัดทางเลือกของคุณและขโมยโอกาสในการวิเคราะห์ข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบของทางเลือกอื่นๆ
และคุณยังเสียโอกาสในการรวบรวมข้อดีของแต่ละแนวทางอีกด้วย
แหล่งข้อมูลที่ดีของทางเลือกอื่นๆ
จะได้จาก ประสบการณ์ หรือแนวทางที่เคยใช้ได้ผลมาแล้วในอดีต
อีกแหล่งข้อมูลหนึ่งก็คือ คำแนะนำจากคนอื่นๆ
รวมทั้งคำแนะนำจากที่ปรึกษาและจากระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems) คุณควรใช้ทักษะในการแสวงหาวิธีการใหม่ๆร่วมกับแนวทางการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์
โดยพิจารณาถึงข้อจำกัดทางด้าน การเงิน บุคลากร และทรัพยากรของบริษัท
อันจะทำให้มองเห็นทางเลือกที่จะทำให้เป็นจริงได้
ประเมินทางเลือกในการแก้ไขปัญหาอื่น (Evaluating Alternative Solutions)
เมื่อทางเลือกในการแก้ไขปัญหาได้ถูกพัฒนาขึ้น
ให้ประเมินหาข้อสรุปหาวิธีทางในการแก้ไขปัญหาใดที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจและความต้องการของบุคลากรมากที่สุด
ความต้องการ (Requirement) เหล่านี้คือกุญแจสำคัญที่จำเป็นต่อความสำเร็จทั้งด้านบุคลากรและธุรกิจ
การเลือกแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด
(Select the Best Solution)
เมื่อประเมินแนวทางในการแก้ไขปัญหา
คุณสามารถเริ่มกระบวนการคัดเลือกแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมที่สุด
โดยสามารถประเมินเปรียบเทียบจากหลักเกณฑ์เดียวกัน
การออกแบบและนำแนวทางในการแก้ไขปัญหาไปใช้จริง
(Design and Implementing a Solution)
เมื่อเลือกแนวทางในการแก้ไขปัญหาแล้ว
จะต้องมีการออกแบบและนำไปประยุกต์ใช้จริง โดยอาศัยผู้ใช้ เจ้าหน้าที่เทคนิค
เพื่อช่วยในการออกแบบรายละเอียดและการนำไปใช้ โดยปกติการออกแบบรายละเอียด (Design Specifications) จะกำหนดรายละเอียดในด้านต่างๆ
ทั้งประสิทธิภาพของบุคลากร ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ แหล่งข้อมูล
และงานที่จะต้องทำเมื่อมีการใช้ระบบใหม่ แผนการนำไปประยุกต์ใช้ (Implementation
Plan) ที่กำหนดแหล่งข้อมูล กิจกรรม
และระยะเวลาสำหรับขั้นตอนการนำไปใช้ที่เหมาะสม
ดังนั้นการออกแบบรายละเอียดและแผนการนำไปประยุกต์ใช้สำหรับระบบการส่งเสริมการขายด้วยคอมพิวเตอร์
ควรประกอบด้วย
•
ประเภทและแหล่งของคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์
และซอฟต์แวร์ที่ต้องจัดหาสำหรับพนักงานขาย
•
ขั้นตอนในการสนับสนุนระบบการขายใหม่
•
การฝึกอบรมพนักงานขายและพนักงานอื่นๆ
•
การปรับระบบเดิมเข้าสู่ระบบใหม่
และกำหนดตารางเวลาในการนำไปใช้จริง
การประเมินหลังการนำไปใช้ (Postimplementation Review)
ขั้นตอนสุดท้ายของแนวคิดเชิงระบบ คือ
การตระหนักว่าแนวทางแก้ปัญหาที่นำไปใช้อาจล้มเหลวได้
ในโลกแห่งความเป็นจริงอาจมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้แม้ว่าวิธีการนั้นจะถูกออกแบบเป็นอย่างดีก็ตาม
ดังนั้น ผลที่ได้จากการนำวิธีการแก้ปัญหาไปประยุกต์ใช้ควรถูกจับตามองและประเมิน
เรียกขั้นตอนนี้ว่า กระบวนการทบทวนหลังการนำไปใช้
เป้าหมายคือการหาข้อสรุปของการนำไปใช้จริงที่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ หากไม่ใช่
แนวคิดเชิงระบบจะให้ย้อนกลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้านี้และพยายามหาหนทางให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ต่อไป
การใช้แนวคิดเชิงระบบ (Using the Systems Approach)
ลองนำแนวคิดเชิงระบบมาประยุกต์สู่แนวทางแก้ไขปัญหากับบริษัทที่กำลังเผชิญหน้าอยู่ในโลกธุรกิจ
อ่านกรณีศึกษาและร่วมกันวิเคราะห์ โดยใช้แนวคิดเชิงระบบแก้ไขปัญหาในแต่ละขั้นตอน
การกำหนดปัญหา (Defining the Problem)
มีสัญญาณบอกเหตุถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับ
Auto Shack ในอนาคต คือ
•
สัญญาณบอกเหตุด้านผลปฏิบัติการด้านการขาย
การขยายตัวด้านการขายลดลงกว่าปีที่แล้วและในอัตราที่ต่ำกว่าคู่แข่ง ผลปฏิบัติการด้านการขายไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ต้องการเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดให้มากขึ้น
ผลการขายในปัจจุบันไม่เท่ากับที่ได้ประมาณการณ์ไว้
•
สัญญาณบอกเหตุด้านการทำงานของพนักงาน
พนักงานขายใช้เวลาส่วนใหญ่กับการเขียนใบสั่งซื้อสินค้า
จึงไม่มีเวลาให้บริการที่เพียงพอ ลูกค้าไม่ได้รับบริการที่ดี
•
สัญญาณบอกเหตุด้านการจัดการ
บริษัทและผู้จัดการใช้เวลามากไปกับการรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ การตัดสินใจขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ไม่เพียงพอ
จึงไม่มีเวลาในการวางแผนการตลาด
ความชัดเจนของปัญหา (Statement of the Problem)
ผู้จัดการ พนักงานขาย
และลูกค้าได้รับสารสนเทศด้านสินค้าและบริการไม่ดีเท่าที่ควร
ผลปฏิบัติงานด้านการขายในหน่วยงานเกิดความเสียหายจากกระบวนการขายที่ลดลง ซึ่งจำกัดความสามารถในการขายของพนักงานขายและสร้างความเสียหายในงานบริการแก่ลูกค้า
ด้านผู้จัดการเองก็ไม่ได้รับข้อมูลด้านผลปฏิบัติงานด้านการขายในรูปแบบที่ต้องการ
พวกเขาจึงใช้เวลาส่วนใหญ่ในการพยายามหาข้อมูล ทำให้ลดเวลาในด้านบริหาร ด้วยเหตุนี้
คุณภาพของการตัดสินใจด้านการตลาดและผลงานด้านการขายของบริษัทจึงยังคงมีปัญหาอยู่เช่นเดิม
หลักการสำหรับแนวทางแก้ไขปัญหาที่เลือก
(Rationale for the Select Solutions)
Auto Shack Store ควรพัฒนาระบบสารสนเทศการขายแบบ
POS ซึ่งจะทำให้กระบวนการขายของพนักงานสะดวกรวดเร็วขึ้นและช่วยผู้จัดการให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกับความต้องการได้ทันท่วงที
พนักงานขายจะได้มีเวลามากขึ้นในการขายและให้บริการลูกค้า
ผู้จัดการจะได้มีเวลามากขึ้นสำหรับภาระงานด้านบริหารอื่นๆ
ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นนี้คุ้มค่ากับผลประโยชน์ที่ได้รับ
แนวทางในการแก้ปัญหาด้วยการพัฒนาระบบสารสนเทศ
(Developing IS Solution)
ในทุกวันนี้การแก้ไขปัญหาทางธุรกิจด้วยการพัฒนาระบบข้อมูล
เป็นความรับผิดชอบของนักธุรกิจมืออาชีพ และในฐานะผู้ใช้
คุณสามารถรับผิดชอบสำหรับการวางแผนเพื่อพัฒนาระบบใหม่หรือปรับปรุงระบบสารสนเทศเดิมสำหรับบริษัทของคุณเอง
ซึ่งจะกำหนดแนวคิดในการแก้ปัญหาและแสดงให้เห็นว่าการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศได้ช่วยให้ผู้ใช้และองค์กรได้รับการพัฒนาให้ดีขึ้นได้อย่างไ
วงจรการพัฒนาระบบ (Systems Development Cycle)
เมื่อแนวคิดเชิงระบบเพื่อการแก้ปัญหาได้ถูกประยุกต์สู่การพัฒนาแนวทางแก้ปัญหาด้านธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ
จะเรียกขั้นตอนนี้ว่า การพัฒนาระบบสารสนเทศ ( Information
Systems Development) หรือ การพัฒนาระบบงาน (Application
Development) ระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ (Computer-based
Information Sysetms) ได้รับการกำหนดแนวทางในการออกแบบและนำไปใช้โดยกระบวนการพัฒนาอย่างเป็นระบบ
( Systematic) ในกระบวนการนี้
ผู้ใช้และผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศจะออกแบบระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของการวิเคราะห์ความต้องการสารสนเทศขององค์กร
ที่รู้จักกันในชื่อ การวิเคราะห์และออกแบบระบบ (Systems Analysis and
Design)
การเริ่มกระบวนการพัฒนาระบบ (Starting the Systems Development Process)
การดำเนินธุรกิจมีปัญหา ( หรือมีโอกาส
) ไหม อะไรเป็นต้นเหตุของปัญหานั้น
การสร้างหรือปรับปรุงระบบจะช่วยแก้ไขปัญหาได้หรือไม่
อะไรที่ระบบสารสนเทศจะช่วยแก้ไขปัญหา ' ได้บ้าง นี่เป็นคำถามที่ต้องการคำตอบในขั้นตอนการสำรวจระบบที่ต้องการ (Systems
Investigation Stage) อันเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการพัฒนาระบบ
เกี่ยวข้องกับการสร้างแผนการทำงานโดยกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศ
รวมทั้งการศึกษาแผนการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศ
การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Studies)
เนื่องจากกระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศ
มีค่าใช้จ่ายในขั้นตอนการสำรวจระบบในการศึกษาขั้นต้นหรือที่เรียกว่า
การศึกษาความเป็นไปได้
เป็นการศึกษาขั้นต้นเพื่อสืบค้นหาความต้องการของสารสนเทศในมุมมองของผู้ใช้และหาข้อสรุปของแหล่งข้อมูลที่ต้องการ
ราคา ผลประโยชน์ที่จะได้รับ และความเป็นไปได้ของโครงการ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น