สรุปบทที่ 7 ระบบสารสนเทศสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจด้านการบริหาร

สรุปบทที่ 7 ระบบสารสนเทศสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจด้านการบริหาร

        

     การตัดสินใจเป็นบาบาทสำคัญของผู้บริหารที่มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจขององค์การ การมีสารสนเทศที่ดี และเครื่องมือในการเข้าถึงข้อมูล รวบรวมวิเคราะห์ข้อมูลที่ดีนั้น จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถพิจารณาทางเลือกต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว คาดการณ์และแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งในบทนี้จะกล่าวถึงระบบสนับสนุนการตัดสินใจ โดยเริ่มจากการจัดการกับการตัดสินใจ   ระดับการตัดสินใจภายในองค์การ  ประเภทของการตัดสินใจ  ส่วนประกอบคุณสมบัติของระบบ DSS เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างDSS กับระบบสารสนเทศอื่น

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม(Group Decision Support System: GDSS)  ส่วนประกอบและประโยชน์ของ GDSS รวมถึงการประยุกต์ใช้ระบบ DSS              

                การจัดการกับการตัดสินใจ

การจัดการ  หมายถึง  การบริหารอย่างเป็นระบบ เป็นกิจกรรมที่กลุ่มบุคคลร่วมมือกันดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ โดยใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสม และ เกิดประโยชน์สูงสุด

                กระบวนการจัดการนั้น ประกอบไปด้วย การวางแผน  การจัดองค์การ  การสั่งการ  การควบคุม ดังนั้นผู้บริหารจะต้องนำความรู้ ความเข้าใจด้านการบริหารมาประยุกต์ใช้ ให้เหมาะสมกับการทำงาน สถานการณ์ และสิ่งแวดล้อม โดยเฉพาะสภาพแวดล้อมที่มีการแข่งขันกันสูง ผู้บริหารจะต้องเลือก วิเคราะห์ข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่ง่ายต่อการเข้าใจ และบริหาร ตลอดจนมองหาโอกาส และวางกลยุทธ์ได้อย่างชาญฉลาด รวดเร็วเหนือคู่แข่งสามารถนำพาองค์การให้เจริญก้าวหน้าได้

                ระดับของการจัดการ   แบ่งเป็น 3 ระดับ  คือ

การจัดการระดับสูง (Upper Level Management)

ผู้บริหารระดับสูงจะเป็นผู้กำหนด วิสัยทัศน์ นโยบาย เป้าหมาย วัตถุประสงค์  รวมถึงการวางกลยุทธ์ และแผนระยะยาวขององค์การ จึงมีความต้องการสารสนเทศจากทั้งภายในองค์การ และสิ่งแวดล้อมภายนอก สารสนเทศภายในแสดงถึง ผลสรุปการดำเนินงานของธุรกิจในองค์การ ส่วนสารสนเทศจากสิ่งแวดล้อมภายนอกก็จะนำมาเป็นปัจจัยร่วมในการบริหาร เช่น อัตราการเติบโตของอุตสาหกรรม หรือส่วนแบ่งทางการตลาดของคู่แข่งขัน

การจัดการระดับกลาง (Middle Level Management)

ผู้บริหารระดับกลาง มีหน้าที่ วางแผนยุทธวิธี และประสานงานระหว่างผู้บริหารระดับสูง และผู้บริหารระดับต้น ให้ดำเนินงานอย่างราบรื่น ปฎิบัติงานตามนโยบาย หรือแผนงานที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนด ข้อสรุปและสารสนเทศต่างๆ ของการปฏิบัติงานจะถูกรวบรวมมาทำการวิเคราะห์ วางแนวทางการดำเนินงาน และปรับปรุงเพื่อให้ทำงานบรรลุตามเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการระดับต้น (Lower Level Management)

ผู้บริหารระดับต้นมีหน้าที่ควบคุม ดูแลการปฏิบัติงานประจำวัน ขั้นตอนการทำงานมีรูปแบบแน่นอน การจัดการระดับนี้ต้องอาศัยข้อมูลจากการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องอย่างละเอียดนำมาวิเคราะห์ เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ควบคุมให้สามารถดำเนินงานตามแผนระยะสั้นที่วางไว้

                     การตัดสินใจ (Decision Making)    ประกอบด้วย  4 ขั้นตอน ดังนี้

1. การใช้ความคิดประกอบเหตุผล   = รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับปัญหา นำข้อมูลมาวิเคราะห์ตรวจสอบ แยกแยะ กำหนดรายละเอียดของปัญหา

2.  การออกแบบ     = การพัฒนาวิเคราะห์ทางเลือกที่เป็นไปได้ อาจใช้ตัวแบบเพื่อสร้างทางเลือกในการแก้ปัญหา ออกแบบหนทางการแก้ปัญหาที่ดีที่สุด

3.  การคัดเลือก       = เลือกแนวทางที่เหมาะสมกับปัญหาและสถานการณ์มากที่สุด อาจใช้เครื่องมือมาช่วยวิเคราะห์ คำนวณค่าใช้จ่าย ผลตอบแทนแต่ละแนวทาง เพื่อให้ได้ทางที่ดีที่สุด

4. การนำไปใช้         = เป็นขั้นตอนที่นำผลการตัดสินใจไปปฏิบัติ ติดตามผลการปฏิบัติ เพื่อตรวจสอบว่าดำเนินงานมีประสิทธิภาพ หรือขัดข้องประการใด

      ระดับการตัดสินใจภายในองค์การ    แบ่งออกเป็น 3 ระดับ  คือ

1. การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision Making)   = เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ที่จะกำหนดวิสัยทัศน์ กำหนดนโยบาย วางแผนระยะยาวขององค์การให้บรรลุวัตถุประสงค์

2. การตัดสินใจเชิงยุทธวิธี (Tactical Decision Making)     = เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง เช่น การจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นให้บรรลุวัตถุประสงค์ จัดสรรงบประมาณ กำหนดการผลิต ยุทธวิธีทางการตลาด วางแผนงบประมาณ เป็นต้น

3.การตัดสินใจเชิงปฏิบัติการ (Operation Decision Making)  = เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับปฏิบัติการเช่น การควบคุมสินค้าคงคลัง การตัดสินใจในกระบวนการในการสั่งซื้อ สามารถกำหนดไว้ล่วงหน้า และตัดสินใจได้โดยอัตโนมัติ

      ประเภทของการตัดสินใจ   มี 3 รูปแบบ คือ

1.การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (Structured Decision)  = เป็นการตัดสินใจในระดับปฏิบัติการ เป็นตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่มีขั้นตอน กระบวนการในการแก้ปัญหาแน่ชัด

2.การตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง (Unstructured Decision )  = เป็นการตัดสินใจระดับสูง เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่ไม่สามารถกำหนดการตัดสินใจล่วงหน้า

3.การตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi structured Decision)  = เป็นการตัดสินใจในระดับกลาง เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่ระบุกระบวนการ วิธีการตัดสินใจไว้ล่วงหน้าบางส่วน อีกส่วนต้องใช้ประสบการณ์และวิจารณญาณของผู้ตัดสินใจ

        ความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ

นิยามของระบบการสนับสนุนการตัดสินใจมีหลากหลายแตกต่างกันดังนี้

ลิตเทิล  ให้นิยามว่า DSS คือกลุ่มของกระบวนการที่อาศัยตัวแบบในการประมวลข้อมูลและพิจารณาเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ

มัวร์ และ ชาง   ให้นิยามของ DSS ว่า เป็นระบบที่เพิ่มความสามารถในการสนับสนุนการวิเคราะห์ข้อมูลแบบเฉพาะกิจ

บอนเช็ค และ คณะ  ให้นิยามของ DSS ว่า เป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ประกอบด้วยองค์ประกอบที่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกัน ได้3 องค์ประกอบ คือ ระบบทางภาษา ระบบความรู้ ระบบกระบวนการแก้ปัญหา

คีน     ให้นิยามของDSS ว่า คือผลผลิตของกระบวนการพัฒนา ซึ่งผู้ใช้ ผู้สร้างระบบ และตัวระบบเองมีความสามารถในการตอบสนอง และ มีอิทธิพลต่อกัน

         ส่วนประกอบของ DSS ประกอบด้วย 3 ส่วน คือ

1.  ส่วนจัดการข้อมูล   ประกอบด้วยฐานข้อมูล  ระบบจัดการข้อมูล  ส่วนสอบถามข้อมูล  สารบัญข้อมูล ส่วนการดึงข้อมูล  และข้อมูลที่ได้รับจากแหล่งต่างๆทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ

2.  ส่วนจัดการโมเดล   ประกอบด้วยฐานแบบจำลอง  ระบบจัดการฐานแบบจำลอง  ภาษาแบบจำลอง  สารบัญแบบจำลอง และส่วนดำเนินการแบบจำลอง

3. ส่วนจัดการโต้ตอบ   ทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างผู้ใช้กับระบบเป็นไปด้วยความสะดวก และง่ายต่อการใช้งาน ผู้ใช้สามารถควบคุมข้อมูลนำเข้าและรูปแบบจำลองรวมอยู่ในการวิเคราะห์ได้

สำหรับระบบDSS ชั้นสูงจะมีส่วนจัดการองค์ความรู้เป็นอีกส่วนประกอบหนึ่ง

ส่วนจัดการองค์ความรู้   สำหรับระบบ DSS ขั้นสูงมีส่วนที่เรียกว่า ส่วนจัดการองค์ความรู้ เป็นส่วนที่ช่วยแก้ปัญหาที่ต้องอาศัยความรู้ ความเชี่ยวชาญ เพื่อให้ระบบDSS ทำงานได้ดีขึ้น

ระบบDSS มีส่วนจัดการองค์ความรู้เป็นองค์ประกอบด้วยจะเรียกว่า

-         ระบบสนับสนุนการตัดสินใจชาญฉลาด

-         ระบบสนับสนุนการตัดสินใจและผู้เชี่ยวชาญอิงฐานความรู้

-         ระบบสนับสนุนผู้เชี่ยวชาญ

-         ระบบแอ็คทีฟDSS

-         ระบบสนับสนุนการตัดสินใจอิงฐานความรู้

ประเภทของระบบDSS เป็น 2 ประเภท คือ

1.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ใช้รูปแบบเป็นหลัก ( Model driven DSS)  เป็นระบบที่ใช้การจำลองสถานการณ์ และรูปแบบวิเคราะห์ต่างๆ

2.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ใช้ข้อมูลเป็นหลัก    ( Data driven DSS)     เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากแหล่งต่างๆเพื่อนำมาวิเคราะห์

   ลักษณะและความสามารถของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ

1.สนับสนุนการตัดสินใจทั้งในสถานการณ์แบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง

2.สนับสนุนการทำงานของผู้บริหารหลายระดับ

3.สนับสนุนการตัดสินใจแบบเฉพาะบุคคลและแบบกลุ่มได้เนื่องจากปัญหามีความแตกต่างกัน

4.สนับสนุนการตัดสินปัญหาที่เกี่ยวพันซึ่งกัน หรือปัญหาแบบต่อเนื่อง

5. สนับสนุนทุกขั้นตอนของกระบวนการตัดสินใจ

6.สนับสนุนการตัดสินใจหลากหลายรูปแบบ

7.สามารถปรับข้อมูลเพื่อจัดการกับเงือนไขต่างๆที่เปลี่ยนแปลงได้

8.สามารถใช้งานได้ง่าย โดยระบบDSS จะเชื่อมต่อระบบภาษาที่ง่ายต่อการเข้าใจ มีภาพประกอบ

9.เพิ่มประสิทธิผลในการตัดสินใจ มีความถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว

10.ผู้ทำการตัดสินใจสามารถควบคุมทุกขั้นตอนในการตัดสินใจแก้ปัญหา

11.ผู้ใช้สามารถปรับปรุงระบบDSSขนาดเล็กได้ด้วยตนเอง

12.มีการใช้แบบจำลองเพื่อช่วยในการวิเคราะห์สถานการณ์ตัดสินใจ

13.สามารถเข้าถึงข้อมูลจากหลายแหล่งได้

       ความแตกต่างระหว่างระบบDSS และระบบสารสนเทศอื่น

ระบบDSS เป็นระบบที่จัดทำให้ฝ่ายบริหาร  ผู้เชี่ยวชาญ และนักวิเคราะห์ขององค์การ เพื่ออำนวยความสะดวกในการหาข้อมูลทั้งเกี่ยวข้องกับปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง สำหรับระบบTPSมีการจัดข้อมูลสำหรับงานประจำวัน มีกฏเกณฑ์การทำงานที่ชัดเจน สำหรับระบบMIS จะให้สารสนเทศเพื่อการควบคุม ตรวจสอบการปฏิบัติงาน สรุปผลการดำเนินงาน

   ระบบสนับสนุนการตัดสินใจส่วนบุคคล

เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของแต่ละบุคคลซึ่งผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนเงื่อนไขต่างๆได้ด้วยตนเอง

       ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม(Group Decision Support System; GDSS)

เป็นระบบแบบโต้ตอบที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจร่วมกันของกลุ่มบุคคล ระบบนี้ต้องอาศัยเทคโนโลยีด้านการสื่อสารเพื่อเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์

ส่วนประกอบของGDSS มีส่วนประกอบที่สำคัญ ดังนี้

1. อุปกรณ์    สิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุม เช่น โต๊ะ เครื่องเสียง อุปกรณ์คอมพิวเตอร์

2.ชุดคำสั่ง    แบบสอบถามอิเล็กทรอนิกส์  เครื่องมือระดมความคิดทางอิเล็กทรอนิกส์  เครื่องมือช่วยกำหนดนโยบาย

3.ฐานแบบจำลองของระบบ   ประกอบด้วยแบบจำลองเช่นเดียวกับ ระบบDSS ส่วนบุคคล

4.บุคลากร   สมาชิกในกลุ่ม และผู้สนับสนุนด้านต่างๆ

       ประโยชน์ของGDSS ช่วยส่งเสริมการทำงานเป็นกลุ่ม ดังนี้

1.เตรียมความพร้อมในการประชุม

2.อำนวยความสะดวกด้านการสื่อสารระหว่างสมาชิกกลุ่ม

3.ส่งเสริมและสร้างบรรยากาศในการร่วมมือกันระหว่างสมาชิก

4.จัดเตรียมข้อมูลสารสนเทศให้เหมาะสม

5.จัดลำดับความสำคัญของปัญหา

6.อำนวยความสะดวกในการจัดเอกสารประกอบการประชุม

แหล่งที่มา:  http://aim-sukanya.blogspot.com/2011/08/7.html